Wir machen eine Veranstaltung. Die Leute werden schon kommen.

Das wäre schön. Termin festlegen, ein paar Stühle aufstellen, Getränke kaltstellen, Tür auf – und dann strömen die Menschen herein. Weil sie schließlich wissen, dass etwas stattfindet. Oder? Nun ja...

Zu den hartnäckigsten Irrtümern rund um Veranstaltungen gehört vermutlich die Vorstellung, dass eine gute Veranstaltung automatisch ihr Publikum findet. Schließlich hat man sich Mühe gegeben. Man hat ein tolles Programm zusammengestellt, vielleicht einen interessanten Gast eingeladen, für Essen und Getränke gesorgt und womöglich sogar sehr viel Geld investiert.

Es gibt nur ein kleines Problem: Davon weiß erst einmal niemand.

„Wir haben es doch auf die Website gestellt.“

Das ist schon mal ein Anfang. Ungefähr so, als würde ich für eine Party bei mir zu Hause die Haustür öffnen und davon ausgehen, dass unsere Freunde irgendwann zufällig vorbeikommen, weil sie so ein Gefühl hatten, es könnte was los sein.

Eine Veranstaltung braucht Kommunikation. Und zwar nicht erst drei Tage vorher mit einem Facebook-Post, der ungefähr lautet: „Nicht vergessen: Am Samstag ist es so weit!“

Nicht vergessen? Die meisten hatten noch gar keine Gelegenheit, es sich überhaupt zu merken.

Gute Veranstaltungsplanung und gute Kommunikation gehören für mich deshalb von Anfang an zusammen.

Erst kommt die Idee. Dann die Frage: Für wen eigentlich?

Bevor ich über Plakate, Pressemitteilungen, Instagram oder Newsletter nachdenke, interessiert mich etwas ganz anderes: Warum sollte jemand kommen?

Was ist das Besondere an dieser Veranstaltung? Wen möchten wir erreichen? Familien mit Kindern? Stammkunden? Menschen, die das Unternehmen bisher noch gar nicht kennen? Leseratten? Feinschmecker? Seniorinnen und Senioren? Denn „für alle“ ist zwar eine ausgesprochen beliebte Zielgruppe, aber leider keine besonders hilfreiche. Wenn wir wissen, welches Publikum wir haben möchten, können wir überlegen, wo wir diese Menschen erreichen.

Und dann wird es interessant.

Ein Plakat ist noch keine Kommunikationsstrategie

Natürlich kann ein Plakat dazugehören.

Genauso wie Social Media, die eigene Website, ein Newsletter, eine Pressemitteilung, persönliche Einladungen oder die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten. Aber nicht jede Veranstaltung braucht alles.

Manchmal funktioniert ein Reel wunderbar. Manchmal ist ein gut platzierter Presseartikel viel wertvoller. Manchmal bringt ein Aufsteller direkt am Verkaufsort mehr als fünf Instagram-Storys. Und meistens ist es die Kombination verschiedener Maßnahmen, die dafür sorgt, dass aus „Ach, da war doch irgendwas ...“ irgendwann „Da wollen wir hin!“ wird.

Und bitte nicht alles am selben Tag erzählen

Auch das passiert gerne. Vier Wochen lang: nichts. Drei Tage vor der Veranstaltung: Plakat. Zwei Tage vorher: Facebook-Post. Einen Tag vorher: Instagram-Story. Am Veranstaltungstag: „Heute ist es so weit!“ Und anschließend die Frage: „Warum waren denn so wenige Leute da?“

Veranstaltungskommunikation braucht einen kleinen Spannungsbogen. Erst ankündigen. Dann neugierig machen. Details erzählen. Menschen oder Programmpunkte vorstellen. Erinnern. Vielleicht einen Blick hinter die Kulissen zeigen. Und kurz vorher noch einmal einen guten Grund liefern, tatsächlich zu kommen.

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